Softwarebasierte Vertretertourenplanung

Ein Werkzeug, weniger Zeit im Auto und mehr Zeit mit den Arbeiten eines Vertriebsmitarbeiters zu verbringen, wünschen sich Firmenvertreter täglich. Nicht selten führen Touren vom Norden in den Süden der Republik, um am dritten Tag wieder in den Norden zu gehen.

Mit der Vertretertourenplanung optimiert der Vertrieb seine Aktivitäten. Termine werden entsprechend der Mitarbeiter und der Touren zusammengestellt und reihen sich wie eine Perlenkette zu einer Vertretertour durch seine Region. In Abhängigkeit von der Kalenderwoche unterstützt die Software der BSM Business Software Mittelstand eG die Vertriebsarbeit. Direkt aus der Vertriebssteuerung planen Mitarbeiter die Touren in einer Kalenderwoche, haben direkten Zugriff auf das Personenkonto mit allen Stammdaten und die letzten Aktivitäten zu den Kunden. Per Knopfdruck fügen Mitarbeiter den Kunden in die Wegliste ein.

Vollständig in die Kundenpflege integriert

 Das integrierte GIS-Modul ermöglicht eine tatsächliche Tourenplanung mit einem aktuellen Routenplaner. Hoteladressen stehen damit im System ebenso zu Verfügung, wie die Anschriften des Kunden, seine Produktionsstätten, Werke oder Filialen. Anhand des Startortes und der Startzeit reiht die Software alle Zwischenstationen nach ihrer Reihenfolge auf. Fahrtzeiten errechnet das System automatisch und gibt dem Fahrer eine Möglichkeit einfach und umkompliziert, die Vertretertour zu planen.

Einfache und übersichtliche Listenfunktion

Eine Listenfunktion und der direkt im Tourenplaner zur Verfügung stehende Matchcode machen die Übersicht über Zielorte, besuchte Kunden, Hotels und Stationen der Tour einfach und schnell zu bedienen. Nachdem Termine, Zwischenstationen und Hotels im System eingegeben sind, berechnet die Software automatisch den kürzesten Weg zwischen den Orten, errechnet Fahrtzeiten und zeigt Ihnen, wieviel Zeit Vertriebsmitarbeiter zwischen zwei Terminen inklusive Fahrtzeit haben.

Kennzahlen in digitalen Karten visualisieren

Auf Basis der Kenntnis der geografischen Lage der selektierten Kontakte werden selbstverständlich die anfallenden Fahrtzeiten und daraus resultierend, die verbleibenden Zeiträume zwischen einzelnen Besuchsterminen berechnet. So werden nicht nur Kontakte sowie die Touren visuell dargestellt, sondern Sie erhalten in einem Zeitstrahl-Diagramm die Übersicht über alle benötigten Zeiten.

Mittels eines gepflegten Hotel-Stammes können Sie automatisch nach dem nächstgelegenen Hotel suchen und damit Ihre Tourenplanung optimal abrunden. Global betrachtet hat der Vertrieb jedes Unternehmens mit diesen bekannten Anforderungen zu kämpfen:

• Wer sind meine Kunden?
• Wo sitzen meine Kunden?
• Wie komme ich da hin?
• Was habe ich mit ihnen bereits gemacht?
• Mit wem erziele ich wann welchen Umsatz?

Zielgruppenanalyse leicht gemacht

Wir liefern mit der Vertriebssteuerung die geocodierten Stammdatensätze sowie Umsatzplanungen und erzielten Umsätzen und Mengen - damit ist die Basis für vertriebsübergreifende, geografische Auswertungen geschaffen. Vor allem bei der grundsätzlichen Selektion von Zielgruppen, bei der Planung von Umsätzen und der allgemeinen Marktanalyse ist dies ein relevantes Werkzeug für Ihre Vertriebsarbeit.

Mit der Integration der Finanzbuchhaltung und der Warenwirtschaft wird die Möglichkeit geschaffen, nicht nur Interessenten und Kunden mit ihrem geografischen Standort abzubilden oder Touren zu planen, sondern auch Umsätze und Mengen geografisch darzustellen.

Mit professionellem Kundenmanagement im Wettbewerbsdruck erfolgreich bestehen

Erfolgreiches Kundenmanagement (CRM) gehört heute zu den wichtigsten Herausforderungen für Unternehmen, um am Markt zu bestehen. Marktkonzentration und hoher Wettbewerbsdruck fordern Unternehmen permanent heraus, jede Stellschraube zu nutzen, um die Produktivität noch weiter zu steigern. Kostenreduktion durch höhere Effektivität und Effizienz bedarf einem permanenten Optimierungsprozess.

 
Produkte werden austauschbar, die Gewinnung neuer Kunden gestaltet sich zunehmend schwerer. Die Kosten, einen Neukunden zu gewinnen, liegen um ein vielfaches höher, als einen bestehenden Kunden zu behalten. Umso wichtiger wird es, bestehende Kunden an das Unternehmen zu binden. Umso wichtiger wird es, alle Informationen sowohl in Form von "harten" Zahlen – Daten und Fakten wie auch in „weicher“ Form auf einen Blick zu haben. Denkt man an Prozess-Optimierung so werden einem selbst zuerst die Bereiche Produktion und auch der Bereich Service vor dem inneren Auge erscheinen. Durch die Anwendung von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auf diese Bereiche ist die Erstellung von Bewertungskriterien relativ einfach. Auf Basis dieser Kennzahlen wiegt man sich in Sicherheit und übersieht dabei leicht, dass die einfachsten Prozesse häufig unterschätzt werden und in Folge dessen nach wie vor genau an diesen Stellen noch die häufigsten Fehler passieren.

Marketing- und Vertriebsplan effektiv anwenden

Heutzutage müssen Informationssysteme mehr leisten, als einfach nur Ihre Daten zu speichern. Sie müssen es Ihnen und Ihren Kollegen erleichtern, als Team mit Informationen zu arbeiten. Die Fähigkeit zur Teamarbeit ist kein Luxus, sondern ein Schlüsselfaktor für den Geschäftserfolg.

Einfaches Beispiel: der Vertriebsplan oder das Marketinghandbuch. Erstellen Sie auch für jedes Jahr den Fahrplan mit allen Aktionen, Terminen, Veranstaltungen, Budget- und Mailplan, Anzeigenserien und Presseterminen? Raubt Ihnen dieses umfangreiches Word-Dokument oder Excel-Liste auch immer wertvolle Arbeitszeit, ärgern Sie sich zugleich, dass die Kollegen vom Vertrieb dieses Informationsmedium für die Vertriebsarbeit nicht nutzen? Dann geht es Ihnen wie uns. Bis heute.

Befreien Sie sich von langatmigen Texten und stellen Sie die Information in den Vordergrund. Mit der Teamsoftware SharePoint ist innerhalb weniger Minuten der Mailplan integriert, der aktuelle Pressebericht für alle Mitarbeiter veröffentlicht. Mit der SharePoint-Teamseite erstellen Sie Dokumentarbeitsbereiche, publizieren Umfragen, Links, Tabellen, Ankündigungen und Ereignisse innerhalb Sekunden. Und das in Ihrem Unternehmens-Intranet! Arbeiten Sie produktiv im Team!

Die Funktionsweise lässt sich für jede Abteilung - für jedes Team multiplizieren. Vollständig integriert in unser Mittelstandskonzept sorgt die Teamsoftware für einen stetigen Kontakt und hohe Produktivität innerhalb des Teams, denn die Anwendung ermöglicht die problemlose Zusammenarbeit von Mitarbeitern und bietet einen einfachen Zugriff auf die Dokumente und Informationen, die erforderlich sind, um Entscheidungen treffen und Fortschritte erzielen zu können.

Einfach, schnell und sicher selektieren

Welche Produkt- und Unternehmensinformationen möchten Sie Ihrem Kunden- und Interessentenkreis zur Verfügung stellen? Welcher Kunde bekommt welches Weihnachtsgeschenk, wer wird in den VIP-Bereich Ihrer Jahresmesse eingeladen? Langes Suchen und Selektieren wickeln Sie im Tagesgeschäft ab. Jeder Adressat wird bei der laufenden täglichen Aquise gepflegt und per Vertriebscode werden die verschiedenen Aktivitäten erfasst.

Sie erstellen einen Vertriebscode, bspw. Jahresbesuch. Bei der täglichen Kundenpflege aktivieren Sie bei den fälligen Kunden diesen Code. Mit einer Abfrage im Abfragen-Designer erhalten Sie in einer Liste alle Kunden, die den Jahresbesuch aktiviert haben. Mit der integrierten Tourenplanung und Terminmanagement ist es ein Leichtes, für Ihre Assistenz oder den Vertriebsinnendienst, die Besuchsplanung zusammenzustellen.

In einem System von der Kaltakquise zum Auftrag

Darüber hinaus erstellen Sie Kundeninformationen, Prospekte und Broschüren; versenden diese per Post und per Mail. Die Vertriebsmitarbeiter kontaktieren die Kunden per Telefon. Sie halten fest, ob er interessiert ist oder ob er weitere Informationen benötigt. Dieses Prozedere wiederholen Sie nun und gehen Schritt für Schritt Ihre Kontakte durch.

Detailierte Planung - Schritt für Schritt

Sie müssen alle Informationen im Detail festhalten, damit Sie nicht in eine unübersichtliche Situation geraten und aufgrund dessen den völligen Überblick verlieren. Denn jedes Gespräch hat verschiedene Schwerpunkte und Inhalte, die wiederum verschiedene Nach- oder Folgearbeiten nach sich ziehen. Außerdem benötigen Sie weiterhin für Ihre Planung aussagekräftige und detaillierte Zahlen. Das heißt, Sie müssen nun mit den gewonnenen Informationen arbeiten. Wie ist grundsätzlich die Resonanz? Wie viele Interessenten möchten einen Gesprächstermin? Gibt es Anregungen und Wünsche von Kunden?-Das ist eine Vielzahl an Informationen, die in der Planung zu berücksichtigen sind. Wie gelangen Sie an diese Informationen? Und genau hier setzt unsere Lösung für Sie an.

Somit stehen Sie im permanenten Abgleich zwischen den geplanten Sollwerten und der tatsächlich verstrichenen Zeit sowie dem Erfüllungsgrad. Mit den entsprechenden Reportingwerkzeugen erhalten Sie aussagekräftige Statistiken zum bevorstehenden Auftragseingang.

In Ihren Überlegungen halten Sie fest wie Sie vorgehen, wie Sie auf das Produkt aufmerksam machen, welche Folgeaktionen geplant sind. Diese Reihenfolge übertragen Sie nun, in dem Sie diese in aufeinander folgenden Stufen anlegen. Mit der Anlage der verschiedenen Auftragstrichter (regional, produktorientiert, bezogen auf den Vertriebsmitarbeiter etc.) haben Sie nun die Möglichkeit, jeder Qualifizierung Statusmeldungen zu hinterlegen. Diese sogenannten Qualifizierungsstufen weisen Sie einem Schema zu.

Ihr Portal für das Angebots- und Auftragswesen

Angebot und Auftragserfassung sind die Geschäftsprozesse die es ermöglichen, eine automatisierte Fakturierung mit Preisprüfung der einzelnen Lieferungen zu realisieren. Jeder Ihrer Vertriebsmitarbeiter macht dem anfragenden Kunden ein Angebot. Leider werden diese Angebote oft nur mündlich an den Kunden weitergeleitet oder handschriftlich notiert.

Schnelle Bedienung und effektive Auftragserfassung

Als die Angebots- und Auftragsverwaltung konzeptioniert wurden, waren die wichtigsten Kriterien schnelle und effektive Erfassung, klare Übersichtlichkeit und die Preise, die dem Kunden mitgeteilt wurden, müssen der automatischen Bepreisung zugeführt werden, damit die Fakturierung weitgehend automatisiert werden kann. Das Angebots- und Auftragsmodul ist ein vollständig integriertes Modul, welches es ermöglicht, neben der reinen Preis- und Artikelerfassung auf den Kunden bzw. Interessenten auch vertrieblich orientierte Informationen gleichzeitig mit in der zentralen Datenbank zu verwalten. Somit kann eine Wiedervorlage, Submissions- und Lieferbeginn-Datum mit eingegeben werden. Einzelne Angebote können jederzeit kopiert werden, wenn weitere Anfragende auf denselben Liefer-/Montageort ein Angebot wünschen. Zusätzlich kann die Angebotsstatistik so gesteuert werden, dass nur einmal die angebotene Menge in die Statistik eingeht.

Jederzeit um Zusatzdaten erweiterbar

Selbstverständlich können frei definierte Textbausteine angelegt und spezielle Zahlungskonditionen im Angebot hinterlegt werden. Es besteht neben der Historienverfolgung auch die Wahrscheinlichkeits-Analyse der Realisierung des Angebots mit statistischen Auswertungen. Das Angebot kann jederzeit zum Auftrag gemacht werden. Damit stehen die Preise einer automatischen Preisprüfung der Lieferscheine bei der Fakturierung zur Verfügung.

Perfektion durch Erfahrung und Fortschritt

Wir gehören zu den wenigen Software-Herstellern, die sich intensiv Gedanken über die eigene Kundenpflege machen. Unsere Erfahrungen und Erfolge - abgebildet im BSM Mittelstandskonzept - ist unser Erfolgsrezept. Mit diesem Werkzeug stehen Ihnen zur erfolgreichen und kostenorientierten Durchführung von Marketingaktivitäten zur Gewinnung von Neukunden, wie auch zur Pflege von Bestandskunden eine Vielzahl von Optionen zur Verfügung.

Das Kundenprofil auf einen Blick

Der Adressat wird mit allen vorhandenen Informationen eingpflegt. Im Zeitalter der modernen Medien findet sich selbstverständlich auch Platz für die Internet- und E-Mailadresse. Per Mausklick öffnet sich von hier aus das Internet, die Homepage wird direkt aufgerufen. Selbiges gilt für die E-Mailadresse, hier öffnet sich Outlook oder jedes andere Mailsystem beim Anklicken des Mailsymboles. In jedem Vertriebskonto, jeder Kontaktadresse, können unendlich viele Ansprechpartner mit Vor- und Zunamen, Titel, individueller Telefon- und Faxnummer, E-Mailadresse und zugeordneter Briefanrede eingetragen werden. Weiterhin werden hier die Geburtstagsdaten eingepflegt. Sie werden somit automatisiert jeden Tag über anstehende Geburtstage Ihrer Kunden erinnert. Jedem Ansprechpartner können individuelle Informationen zugeordnet werden. Entweder per Text oder per frei definierbaren Auswahlmöglichkeiten. Verantwortliche Vertriebsmitarbeiter Ihres Hauses werden im Vertriebskonto festgelegt.

Vom Kundenprofil zur Markttransparenz

Auf einen Blick sehen Sie die erreichten Umsätze des jeweiligen Kunden, den letzten Aufrag und die in der Fakturierung und Finanzbuchhaltung offenen Posten. Alle Vertriebstätigkeiten sind in der Vorgangshistorie zusammengefasst. Diese ermöglicht zusätzlich, aufgrund von Zeiteinträgen, die Vertreterabrechnung. Außerdem klassifizieren Sie hier Ihre Kunden nach Branchen und Produkten mit Vertriebscodes. Es besteht die Bewertung nach der A-B-C-Analyse. Nach jedem Feld kann individuell mit dem zugehörigen Abfragen-Designer selektiert werden. Dies erleichtert bspw. Serienbriefe Ihrer Werbeaktionen ungemein. Auf Knopfdruck erhalten Sie alle Adressaten eines bestimmten Postleitzahlenbereiches, Branchen oder Hierarchiestatus - alle Adressaten mit einem bestimmten Vertriebscode oder beides zusammen. Volltextsuche ist dabei an allen Stellen und Feldern selbstverständlich.