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integriertes Ressourcenmanagement

Ressourcenmanagement ist die Planung, Überwachung und Steuerung des Einsatzes personeller Ressourcen. Die Projektleiter spielen eine wichtige Rolle - tragen sie doch die Projektanforderungen in das Ressourcenmanagement hinein. Zur Unterstützung des Ressourcenmanagements werden Software-Werkzeuge eingesetzt. Der Einsatz unseres professionellen Tools setzt voraus, dass die Ressourcenplanungsprozesse definiert und in die Organisation implementiert sind.

Alle Mitarbeiter und Verteilungen auf einen Blick

Mitarbeiterbezogene Planung und Organisation

Für alle Mitarbeiter können individuelle Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden, die beschreiben, an welchen Tagen der Mitarbeiter wie lange zur Verfügung steht. Die Arbeitszeitmodelle sind die Grundlage für das Ressourcen-management.

Das Projektmanagement der BSM eG ermöglicht eine Auslastungs-prognose für Abteilungen und Projektteams. Angezeigt wird die verfügbare Arbeitszeit, die verplante und verbraucht Zeit sowie die Reserve. Termine im und außer Haus werden farblich gekennzeichnet, so das auf einen Blick ersichtlich ist, wer, wann bei der Projektarbeit beim Kunden vor Ort ist.


Mitarbeiterdetails direkt in der Verwaltung abrufbar

Mitarbeiter, die Ihre Arbeitszeit nicht vollständig erfasst haben, werden automatisch über das System informiert. Auch die Personalverantwortlichen bzw. Teamleiter können über verspätete Buchungen informiert werden. Zu den Mitarbeitern lässt sich ein Qualitätsprofil anlegen, welches die fachlichen Qualifikationen, Fremdsprachen sowie weitere definierbare Skills beinhaltet. Für die Projektdurchführung benötigte Ressourcen, wie Räume, Equipment und Fahrzeuge können verwaltet werden. Mit dem integrierten Kalender können diese Belegungspläne abgebildet werden.
 

Mit der Aufwandsschätzung Kosten verwalten und Risiken minimierenGenaue Kalkulation anhand der geplanten Aufgaben

Das Projekt wird bereits in dieser Phase mit dem Kostenträger für die spätere Nachkalkulation des Gesamtprojekts verknüpft. Das vorliegende Lastenheft (Pflichtenheft) kann in Arbeitspakete aufgeteilt werden. Jedes Arbeitspaket wiederum ist eine gebildete Einheit zur Durchführung von einzelnen oder mehreren Aktivitäten, die in Abhängigkeit stehen können. Bereits in dieser Projektstrukturplanung werden die beteiligten Bearbeiter für die Ressourcenplanung vorgeschlagen. Ebenfalls wird die Aufwandsschätzung (Planzeit) vorgegeben.

Außerdem werden die Aufgaben definiert und genau erläutert. An jede einzelne Aufgabe können Dokumente jeder Art verlinkt werden. Direkt aus dem Aufgabenabschluss in der Ressourcenverwaltung wird dem Projektstrukturplan mitgeteilt, sodass die Aufgabe im Arbeitspaket abgeschlossen ist. Somit erhält der Projektplaner direkte Informationen aus der Ressourcenumsetzung.
 

Einfache Verteilung und Administration von Aufgaben im Projekt

Im Projektstrukturplan müssen alle Komponenten zum Erreichen des Projektziels definiert werden. Dies sind Inhalt, Zeit und Kosten. Es muss erreichbar, vollständig, widerspruchsfrei, nicht interpretierbar, prüfbar, lösungsneutral, dokumentiert und zwischen Auftraggeber und Projektleitung abgestimmt sein und alle notwendigen Aktivitäten enthalten. Der Projektstrukturplan wird von allen Mitgliedern des Projektteams gemeinsam erarbeitet. Neben den einzelnen Aktivitäten (Vorgängen) enthält er auch die Namen der Verantwortlichen für deren Durchführung. Im Projektstrukturplan wird das gesamte Projekt Schritt für Schritt im Vorfeld durchgeplant.

Projektplanung

 

Projekte bestehen aus Unterprojekten, Arbeitspaketen und Aufgaben. Sie können in Gruppen nach Programmen, Themen oder Kunden zusammengefasst werden. Projekte werden in einer beliebig tiefen Hierarchie strukturiert. Der Projektleiter gibt die grobe Projektstruktur vor und ordnet dem jeweiligen Unterprojekt eigene Projektleiter zu. Aufgaben bilden die unterste Ebene in der Projekthierarchie, wobei einer Aufgabe mehrere Mitarbeiter zugeordnet werden können. Zur Beschleunigung der Planung lassen sich Projekte und Aufgaben mit Vorschlägen für Zeit-, Kosten- und Aufwandsplandaten, Ressourcen und technischen Vorgaben aus Projektvorlagen anlegen.
 

Der Projektfortschritt wird über die Zeiterfassung ermittelt. Die gebuchten Aufwände stehen für die Abrechnung zur Verfügung. Die Buchungskommentare können automatisch zu einem Aufwandsnachweis für den Kunden zusammengestellt werden.

Überblick über die Zeitplanung im Projektgeschäft

Zeiterfassung zum passenden Projekt schnell und effektiv

Um alle für jeden einzelnen Kunden erbrachten Leistungen lückenlos festhalten zu können, ermöglicht die Erfassung an jedem Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen, Zeiten auf das Kundenprojekt zu registrieren und somit dem Projekt zuzuordnen. Diese Zeiten, die während der Erfassung oder im Zuge der Nachbearbeitung auch klassifiziert werden können, werden beim User zugeordnet, der die Leistung erbringt bzw. erbracht hat. Sie dienen dazu, die Basis zur Kalkulation oder zur Berechnung von Projekten zu liefern.


Flexibel arbeiten, um Ressourcenplanung zu optimieren

Neben der Standard-Zeiterfassung können zusätzliche Zeiterfassungen für unterschiedliche Anforderungen gewählt werden. In vielen Bereichen werden Zeiten manuell über erstellte Stundenzettel der Mitarbeiter direkt auf das jeweilige Projekt erfasst. Mit dem BSM eG-Projektmanagement ist es möglich, die unterschiedlichsten Zeiterfassungs-Organisationen abzubilden. Mit einer umfassenden Kapazitäts- und Ressourcenplanung lässt sich der Mitarbeitereinsatz gezielt optimieren.
 

Hotline- und Vorgangsvewaltung für Servicemanagement

Die integrierte Hotline- bzw. Vorgangsverwaltung ist die Lösung für Kundenanfragen, Weiterleitung dieser Anfragen im Unternehmen, Zuordnung zur Erledigung bestimmter Abteilungen bzw. Mitarbeiter.

Alle Aufgaben im Hotline-Pool auf einen Blick

Einfache Verwaltung aller Aufgaben & Projekte

Jede Art von Anfragen, Aufgaben, Fehlermeldungen, Reklamationen etc. kann je nach Kunde, Produkt oder Projekt erfasst werden. Dabei werden der Abarbeitung verschiedenen Prioritäten zugeordnet. Die Poolanlage stellt den Sammelort zur Abarbeitung der Vorgänge dar. Ist eine Anfrage erledigt, fällt diese aus dem Pool heraus. Jede Anfrage erhält eine fortlaufende Nummer, sodass jede Anfrage über Jahre hinweg wiedergefunden werden kann. Teilen Sie dem Kunden diese Vorgangsnummer mit, kann dieser Ihnen unter Angabe dieser Nummer weiterführende Informationen oder Dokumente senden - Zuordnung leicht gemacht. Die technische Datenbank füllt sich mit jeder Anfrage automatisch. Das heißt, dass mehrere Anfragen mit dem gleichen Inhalt schnellstens mit den Vorschlägen der technischen Datenbank beantwortet werden können. Jede Aufgabe kann zur Weiterbearbeitung an das Ressourcenmanagement weitergegeben werden.


Passend für jeden Unternehmensbereich

Die Hotline- und Vorgangsverwaltung kann neben dem Projektmanagement in jedem Unternehmensbereich eingesetzt werden: Geschäftsleitung, Projektmanagement, Marketing, Call-Center, Hotline, Verwaltung und Sekretariat.

 

*Bildbeschreibung
Die Ansicht mit allen derzeit verfügbaren "Pools". Die zur Bearbeitung anstehenden Vorgänge können von hier aus geöffnet und bearbeitet, abgeschlossen oder zum Ressourcenmanagement weitergegeben werden.

Die Vorgangsgeschichte mit allen Einträgen und Dokumentenanhängen ist jederzeit wieder aufrufbar und per Statusänderung weiter bearbeitbar. Bisherige Arbeitszeiten sind hier registriert, ebenso Fahrzeiten, die für eine evtl. Weiterberechnung dienen.
 

Planungstool für Projektleiter MAP4PLAN

Map4Plan ist ein Projektplanungs-Tool, das Sie bei der erfolgreichen Initialisierung und Realisierung von Projekten und/oder Prozessplanungen mit seinen effektiven Visualisierungs- und Erfassungsmöglichkeiten unterstützt. Mit dem Projektmanagement haben Projektleiter ein professionelles Planungstool, das keine Wünsche offen lässt! Mit unserem Projektmanagement und Map4Plan lassen sich unter anderem folgende Dokumente visualisiert erstellen und darstellen:

  • Projektpläne
  • Terminübersichten
  • Checklisten
  • Aufgabenpläne
  • Kostenübersichten
  • Zuständigkeitslisten
  • Stundenlisten
  • Auswertungen

Einfache Planungen mit wenigen Klicks

Planungen sind mit wenigen Klicks und geringer Einarbeitungszeit erstellt. Über die Schnittstellen zu Mindjet® MindManager® und Microsoft® SharePoint® ist die Einbindung in bestehende Strukturen sowie Workflows von der kreativen Projektplanung, über die Zeit- und grobe Kostenplanung bis hin zur Veröffentlichung und Dokumentation möglich.

 

Übersichtliche Darstellungen im System

Darüber hinaus liegt eine der großen Stärken in der Vielzahl an Darstellungsmöglichkeiten. Projektplanungen können in einer Struktur-, Listen-, Gantt-, Timeline-, Kalender- und Karteikartenansicht dargestellt werden. Das bedeutet, jeder Mitarbeiter kann sich je nach seiner Rolle im Unternehmen, die Ansicht aussuchen, die für ihn die größte Aussagekraft hat.