Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die Ausgangslage
Kaum ein Geschäftsprozess bietet so viel Optimierungs- und Einsparungspotenzial wie die Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Mühsam, zeitaufwändig und nicht selten fehlerhaft werden Daten von Hand erfasst und gebucht. An der Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnungen sind in der Regel mehrere Mitarbeiter beteiligt. Fällt ein Mitarbeiter aus, bleiben die Rechnungen einfach liegen – meist schon in den Fachabteilungen. Und: In dezentralen Organisationen braucht es oft mehrere Tage oder Wochen, bis einzelne Vorgänge in der Verwaltung erfasst und verbucht werden können. Ein weiterer Schwachpunkt ist die fehlende Transparenz des gesamten Bearbeitungsprozesses.


Die Lösung
Mit den Lösungen der BSM eG für die Automatisierte Rechnungsverarbeitung rationalisieren und automatisieren Sie den gesamten Prozess – von der automatisierten Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten bis hin zur Zahlungsfreigabe. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass Sie über jeden einzelnen Vorgang in Echtzeit informiert sind!
Schluss mit der manuellen Datenerfassung!

• Alle Rechnungen werden automatisch erfasst und für die Weiterverarbeitung bereit gestellt.
• Die Prüfung und Freigabe von Rechnungen erfolgt ganz einfach direkt am Bildschirm.
• Integrierte Reportings: Überprüfen und optimieren Sie den gesamten Rechnungsprozess (hier: Prozesslaufzeit in Minuten).

herausragende Business Process Management Technologie

• Als Analyseinstrument haben unsere Lösungen die unterschiedlichen IT-Anwendungen und Ressourcen von Unternehmen im Blick.
• Als Gestaltungsinstrument modelliert und automatisieren wir komplette Geschäftsprozesse inklusive der Erstellung von Oberflächen (GUI Designer)
• Als Steuerungsinstrument legen unsere Anwendungen fest, welche Prozessschritte in welchem Zeittakt und mit welchen Ressourcen erfolgen.
• Als Kontrollinstrument zeigen wir über Echtzeit-Reporting jederzeit die Performance unterschiedlicher Prozesse und Geschäftstätigkeiten.
• Bei Handlungsbedarf unterstützt unsere Workflow-Anwendung die einfache und schnelle Änderung der Gestaltungs- und Steuerungsparameter verschiedener Geschäftsprozesse.

Kreativ im Team mit MindManager

Mit MindManager werden Sie und Ihr Team durch effizientere und innovationsfördernde Zusammenarbeit größere Erfolge erzielen. Die übersichtliche Visualisierung sorgt für eine konstruktive Zusammenarbeit Ihrer Teams. Es kommt zu schnellen Abstimmungen, wichtige Entscheidungen können schneller getroffen werden. Mit MindManager können Sie Kreativität und Teamarbeit fördern und innovativen Teams eine ideale Arbeitsumgebung bieten.

Vereinfachen und verbessern Sie:

• die Durchführung von Brainstormings
• das Erfassen von Projektanforderungen
• die Chancen-, Problem- und Risikoerkennung
• Ihre Zusammenarbeit mit Kollegen
• die Durchführung von Meetings
• die Präsentation komplexer Ideen und Konzepte

und vieles mehr!

Mit ViFlow Prozesse modellieren und visualisieren

ViFlow ist ein grafisches Prozessmodellierungs-Tool, mit dem Sie die Abläufe Ihres Unternehmens schnell und sicher abbilden können. ViFlow bildet die Basis für eine umfangreiche Prozessdokumentation mit einer Vielzahl detaillierter Informationen. ViFlow zeichnet sich durch die für jeden leicht verständliche und übersichtliche Prozessdarstellung aus. Mit wenigen Handgriffen erstellen Sie aussagekräftige Flussdiagramme und Prozessbeschreibungen mit detaillierten Informationen.

Denken Sie doch an die jährliche TÜV-Zertifizierung. Wie lange sitzen Sie vor Grafikprogrammen, um Ihre Geschäfts- und Arbeitsabläufe zu visualisieren! Mit der Integration, steht Ihnen ein einfach anzuwendendes System zur Verfügung, dass höchst möglichen Nutzen in kürzester Zeit bietet!

Info-Center zeigt alle Kunden-Aktivitäten auf einen Blick

Bereitstellung von Informationen innerhalb von Sekunden sind für Mitarbeiter im Kundenkontakt, wie Vertriebs- und Servicemitarbeiter, oder die Buchhaltung wichtiger den je. Immer mehr Bedeutung erhalten unternehmensweite Kundeninformationen, die bei Bedarf aktuell und kurzfristig abgerufen werden können. Das Info-Center ist von allen Stellen im Programm sofort aufrufbar, um schnelle, aktuelle und effektive Informationen vom Kunden zu erhalten.

Die verschiedenen Registerkarten des Info-Center spiegeln die verschiedenen Unternehmensbereiche wieder. So sind im Kundenstammdatenblatt die wichtigsten Daten, wie Ansprechpartner, Kreditlimit, OP FIBU, OP FAKT etc. des Kunden auf einen Blick dargestellt. Daneben sehen Sie in der Artikel Renner-Penner-Liste, welche Produkte bei diesem Kunden am meisten bis gar nicht geordert wurden.

Welche Angebote liegen dem Kunden vor, welche sind beauftragt? Wie ist das Zahlungsverhalten des Kunden? Diese und weitere elementare Informationen erhalten Sie aus dem Info-Center.

Ergonomischer tefefonieren mit der integrierten Telefonanlage

Das Telefon ist aus der Kundenbetreuung und Neukundengewinnung nicht mehr wegzudenken. Mit dem Telefonmodul gehört das umständliche Tippen und Vertippen von Telefonnummern der Vergangenheit an. Kombiniert mit einem Headset haben Sie Ihre Hände frei zum bequemen Schreiben auf der Tastatur, Aufrufen von bestimmten Dokumenten, nachschlagen im Akten-Ordner.

Automatische Abstimmung der Telefonanlage
Per Mausklick wird die Ansprechpartner-Telefonnummer angewählt. Ankommende Anrufe werden automatisch erkannt; es wird je nach Wunsch bzw. Abteilung das Kontoblatt, die offenen Posten-Liste, die letzten Aufträge, aktuelle Vertriebstätigkeiten geöffnet. Letztlich ist es dem Anwender bzw. dessen Aufgabenfeld überlassen, welche Information er angezeigt bekommen möchte. Somit sehen Nutzer sofort auf dem Bildschirm noch vor dem Abnehmen welcher Kunde anruft.

Als Zusatzleistung besteht die Möglichkeit der direkten Einbindung einer Telefonanlage. Es wird beim Anruf der Kunde/Interessent entsprechend der ISDN-Nummer identifiziert und die gespeicherten Daten dem Nutzer entsprechend der ausgewählten Voreinstellung angezeigt. Direkt nach der Verbindung wird die Uhrzeit der Annahme im Kundenkonto gespeichert sowie die Zeit bei Beendigung des Gesprächs gestoppt. Vergessene Einträge gehören somit der Vergangenheit an und die Kontakthistorie wird zum verlässlichen Journal. Rückanrufe können auf Wiedervorlage und entsprechend nach Vorgaben über den Abfragedesigner selektiert werden.

Integrierter Kalender

Der in die Operativsoftware integrierte Kalender befreit Sie nicht nur von einem Drittprogramm, welches nicht in den Arbeitsfluss eingebunden ist, es ermöglicht die durchgängige Bearbeitung und Verlinkung innerhalb des Programms, ohne mit einem Termin oder einer E-Mail ein neues Dokument zu erzeugen.

Der damit verbundene Vorteil ist, dass dieser in allen wichtigen Bereichen direkt mit den registrierten Vorgängen eingebunden werden kann. Damit erhalten Sie als Anwender eine optimale Wiedervorlage tag- und stundengenau in direkter Verbindung mit der Datenbankeintragung. Termine, die bereits abgearbeitet sind, werden nicht gelöscht, sondern farblich gekennzeichnet.

Kalender auf Wunsch in der Abteilung veröffentlichen

Damit kann eine vollständige Tagesabarbeitung in allen Arbeitsbereichen nahtlos organisiert werden. Sie verlegen Ihren Arbeitsplatz der terminlichen Überwachung vollständig auf Ihren Bildschirm.

Der Desktop-Manager ermöglicht individuelle und ergonomische EDV-Arbeit

Der Desktop-Manager gibt den Anwendern die Möglichkeit, ihre Pinwand als Arbeitsoberfläche auf den Bildschirm zu projizieren. Jeder Anwender kann sich seinen persönlichen Eingabeschirm erstellen, indem er seine täglich verwendeten Menüpunkte und Auswertungen direkt im Desktop ablegt und mit einem Klick startet. Ein langes Suchen in den verschiedenen Menüleisten zu den entsprechenden Applikationen bleibt somit erspart.

Individuelle Arbeitsplätze steigern das Wohlbefinden
Jeder Anwender hat damit seinen individuell auf seine Bedürfnisse angepassten Arbeitsplatz auf dem Bildschirm. Der Desktop-Manager startet automatisch beim Öffnen.

Der Nutzer kann aus optisch verschiedenen Designs wählen, diese werden im Standard ausgeliefert. Der Desktop-Manager spricht jedoch den Anwender persönlich an, seinen eigenen Desktop zu erstellen. Hierbei kann die Farbgestaltung, der Begrüßungstext und sogar die Begrüßungsmelodie vom angeschlossenen MP3-Player ausgewählt werden. Persönliche Bilder und Graphiken lassen sich ebenso einfach integrieren, wie Notizen, Bilder, Erinnerungen von der Pinwand am Schreibtisch. Insgesamt gestalten die Nutzer ihren EDV-Arbeitsplatz ergonomischer, angenehmer, farbenfroher und persönlicher. Das steigert das Wohlbefinden und die Effizienz am Arbeitsplatz. .

Workgroup hilft anwendungsbezogen zu arbeiten

Die Workgroupoberfläche kann anwender-, abteilungs- und unternehmensbezogen angepasst werden. Die Workgroup-Plattform ist in die Hauptbereiche eines Unternehmens eingeteilt und beinhaltet die wichtigsten Informationen der jeweiligen Bereiche wie Vertrieb, Fakturierung, Vorgangsbearbeitung und viele mehr. Es besteht weiter die Möglichkeit, eine vollkommen individuelle Integration im Bereich SharePoint-Services zu realisieren.

Im Bereich Verwaltung können die gesamten offenen Posten in kumulierter Form über alle Kunden eingesehen werden. Voraussetzung ist die Verwendung der integrierten Finanzbuchhaltung oder eine Datenschnittstelle zu dem jeweiligen Finanzprogramm.

Ebenfalls ist es in der Workgroup-Oberfläche möglich, dass Anrufe und Notizen sowie Termine verfolgt werden können. Diese Informationsinhalte werden immer anwenderbezogen angezeigt.

Vorteile und Nutzen:

• Unterstützung der kundenorienierten Arbeitsweise
• Arbeitserleichterung und Entlastung bei Verwaltungsaufgaben
• Bessere interne Kommunikation
• Vermeidung von Fehlern durch einheitliche Checklisten und Formulare
• Informationen für jeden Mitarbeiter tagesaktuell auf Mausklick verfügbar
• Schnelle und effiziente Einarbeitung von neuen Mitarbeitern
• Zeit und Kosten sparen durch höhere Effizienz und optimale Ressourcen-Auslastung
• Kundeninformationen direkt aus der Warenwirtschaft
• Direkte Geocodierung der Informationen auf der Landkarte
• Integration von Arbeitsabläufen